予実管理をAIで効率化する方法とは？AI活用が向いている企業やアプローチ方法を解説

「毎月の予算・実績確認にデータ集計だけで何時間もかかる」「AIで業務効率化したいが何から始めるべきかわからない」——このような悩みを持つ方は少なくありません。

AIの進化により、予実管理の業務でもAIを活用できる場面が増えています。

データの集計や分析、レポート作成といった決まった作業をAIに任せることで、経営への提案や判断を行うことに、より多くの時間を使いやすくなっています。

本記事では、予算と実績の管理にAIを活用するメリットや具体的な方法、ツール選びのポイントをわかりやすく解説します。AIで予算管理を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

予実管理とは

予実管理とは、事前に決めた予算と実際の売上や費用などの数字を定期的に比べて、経営判断に活かす取り組みのことです。

経営企画・財務・経理部門などが中心となり毎月・四半期ごと・年ごとに行われ、主な業務は

• 予算を決める

• 実績データを集めて管理する

• 予算と実績の差を確認する

• 期末の見通しを立てる

• 経営層へ報告し、改善策を提案する

などです。

これらの業務は毎月発生する作業が多く、データを集計するだけでも大きな手間がかかります。

そのため、本来時間をかけるべき「差が出た理由を考えること」や「経営に役立つ提案をすること」に十分な時間を使えていない企業も少なくありません。

予実管理にAIを使うと得られるメリット

予算と実績を管理する業務では、時間・運用・品質の観点でそれぞれの課題があります。

AIを使うことでどのように改善できるのかをわかりやすく解説します。

• 【時間】月次決算のリードタイムを短縮できる

• 【運用】属人化・Excel管理のボトルネックを解消できる

• 【品質】経営判断のスピードと精度が上がる

【時間】月次決算のリードタイムを短縮できる

月次の予実管理では、

• 各部門からデータを集める

• Excelに転記・整形する

• グラフを更新する

という一連の作業が毎月発生します。

集計だけで数時間から丸一日かかるケースも珍しくなく、本来力を入れるべき分析や経営提案に使える時間が削られることが多いです。

AIを活用すると、大量のデータを短時間で処理し、差異の算出や要因の絞り込みを自動で行えます。

たとえば、Excelのデータを渡すと、前月比・前年同月比・利益率の変化を数分で自動整理し、月次報告をスピーディーに行えます。

【運用】属人化・Excel管理のボトルネックを解消できる

Excelを中心に予算と実績を管理していると、担当者の経験や知識に頼りやすくなります。

そのため、担当者が異動・退職した場合に、ファイルの使い方や分析の進め方がわからなくなるリスクがあります。

「何を確認すべきか」という分析ノウハウの視点と、「どう作業を進めるか」という作業自体の進め方を明文化されたルールとして外に出し、AIにそれを実行させることで、標準化することが可能です。

たとえばAIにより

• 予算と実績の差異を確認する

• 差異が大きい項目と要因を整理する

• 分析結果をもとにレポートを作成する

のような作業を担当者が変わっても同様の分析方法で進められます。

さらに、AI機能があるSaaSツールやダッシュボードを使えば、データの集計・更新・レポート作成などの決まった一連の作業も自動化することができます。

予実管理ダッシュボードの機能や導入時のポイントを詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

予実管理ダッシュボードとは？機能・導入方法・ツール選びのポイントを解説

【品質】経営判断のスピードと精度が上がる

予算と実績の数字を並べるだけでは、「何が問題なのか」「次に何をすべきなのか」などはわかりにくいです。

差が出た理由をわかりやすく説明し、次の判断につながるヒントを出せるかどうかは、担当者の経験やスキルに左右されます。

AIを活用すると、財務データを読み込ませるだけで、原因の候補や改善のヒントを具体的に出すことができます。

たとえば

• 売上が前月より10%下がった理由は何か

• このまま進むと期末の利益はどうなりそうか

といった質問に対して、AIが根拠データをもとに回答を作ることができるため、分析結果を短時間で用意することが可能です。

そのため、経営に関する提案もしやすくなり、必要な判断をより早く行えるようになります。

予実管理でAIを活用する4つのアプローチ

予実管理におけるAIの活用方法はさまざまです。

自社の状況や目的に合わせて最適な手段を選ぶことが、実務への定着につながるため、ここでは主な4つのアプローチを解説します。

• ①チャット型AI（ChatGPT等）

• ②AIエージェント（Claude Code等）

• ③自社システムの開発

• ④AI機能搭載の予実管理SaaS

①チャット型AI（ChatGPT等）

最も手軽に試せるのが、ChatGPTやClaudeといったチャット型AIの利用です。

会計ソフトや販売管理システムからCSVやExcelを出力し、チャット型AIに読み込ませることで、予実管理に必要な分析を行えます。

たとえば、

• 予算と実績の差異の分析

• 前月比・前年同月比や部門別・商品別の比較

• 経営会議向けサマリーやレポート本文の作成

のような作業に活用できます。

以下は、チャット型AIに売上データのCSVファイルを読み込ませ、部門別・商品別・取引先別に売上が下がっている項目を整理したときの画面です。

どの部門・商品・取引先で売上が落ちているのかを短時間で確認でき、数量の減少、単価の変化、発注タイミングなど、原因として考えられる点の洗い出しにもつなげられます。

②AIエージェント（Claude Code等）

チャット型AIをさらに発展させたのが、複数のタスクを自律的に実行できるAIエージェントです。

Claude CodeなどのAIエージェントを使えば、データの読み込みから集計・分析・レポート出力まで、一連の作業を自動でこなすことが可能です。

画像引用・参照：「Claude Codeを活用した会計分析に関するポスト」@Jeanscpa

具体的には、会計データをもとに仕訳や残高の整合性を確認したり、申告書の数値と会計データにズレがないかをチェックできます。

実際に、財務・経理業務にAIエージェントを活用しているコーポレート担当者からは

• 実務をよく理解しているほど、AIへの指示を具体的に作りやすい

• 事業計画や予実管理、決算分析などはAIと相性がよい

• 最終確認は人が行う必要があるものの、分析やチェックの補助としては十分に使える

のような声があがっています。

財務・経理担当者の作業を大きく減らし、分析や確認の時間を増やす手段として、すでに実務でも活用され始めており、今後は、予実管理や決算分析などでも利用が広がっていくでしょう。

参照：「Claude Codeに関するポスト」@kaikeishiro

③自社システムの開発

自社の仕事の進め方やすでに使っているシステムに合わせて、AIを組み込んだ専用ツールを一から作る方法もあります。

具体的には、会計データや販売データを自動で取り込み、部門別・拠点別・プロジェクト別に予算と実績を比較し、差異が大きい項目や異常値を検知して、経営会議用のレポートまで自動で作成する仕組みを構築できます。

たとえば、

• 社内の会計システムや販売管理システムと連携

• 必要なデータを自動で収集

• 自社の管理項目に合わせて分析レポートを作成

といったように業務に合わせて細かく設計できるため、自社にとって使いやすい仕組みを作ることが可能です。

一方で、導入までに数ヶ月から1年以上かかることもあり、システムを作ったり使い続けたりするには費用がかかり、開発できる人材も必要です。完成したあとも、使いやすくするための修正や、問題が起きたときの対応を続ける必要があります。

④AI機能搭載の予実管理SaaS

AI機能を搭載した予実管理SaaSでは、財務・経営管理に必要なデータ収集から分析、レポート作成までを一つの画面で進めやすくなります。

具体的には、会計ソフトやERPから財務データを自動で取得し、予算と実績の差異を分析したうえで、

• 経営ダッシュボード

• 月次レポート

• 着地予測

• AIによる改善提案

などを確認でき、毎月の予実管理や経営状況の確認を効率化し、経営判断に必要な情報を整理しやすくなります。

とはいえ、「ClaudeがあればSaaSなどの専用ツールは不要では？」と感じる方もいるかもしれません。

しかし、財務・経営管理を月次業務として使い続けるには、汎用的なチャット型AIだけでは解決しにくい以下のような課題があります。

このようなAIを実務に定着させるための課題を解決するのが、AI機能を搭載した予実管理専用のSaaSです。

その中でも、当社が開発・運営するmetricsは、freeeやマネーフォワードとのAPI連携で財務データを自動取得し、経営ダッシュボード・予実管理・AI機能（AI CFO）を一体で提供していることが特徴です。

会計データをもとにしたリアルタイム分析から予測・経営提案まで対応できるため、AIを日々の経営管理に活用したい企業に適したサービスです。

AI CFOの詳細は、以下のプレスリリースで紹介していますので、ぜひご覧ください。

「中小企業向け経営管理AIエージェント『AI CFO』を正式リリース。経営分析・予算策定・ダッシュボードで経営の可視化、3機能同時公開で意思決定を加速」PRTimes

※生成AI・AIエージェントはすべての企業が今すぐ使うべき

ChatGPTやClaude、Claude Codeのような生成AI・AIエージェントは、一部の先進企業だけが使う特別なツールではなく、企業規模や業種を問わず、すべての企業・ビジネスパーソンが使うべき基本ツールになりつつあります。

大きな開発費をかけずにすぐ使い始められ、資料作成、データ分析、レポート作成、業務チェックなど、幅広い業務に活用できるため、導入しやすい点が特徴です。

実際に、生成AIの活用は国内外で広がっており、2024年度に生成AIを導入・試験利用・検討している企業は、日本で56.6％、米国で86.2％、ドイツで79.5％と、すでに多くの企業が生成AIの活用を前提に動き始めています。

出典：「DX動向2025」IPA

一方で、AIの活用方法はすべての企業で同じであるわけではありません。

自社のデータ量、セキュリティ要件、運用体制、予実管理の複雑さに応じて、自社開発や予実管理に特化したSaaSの導入を検討するのが現実的です。

AIで効率化・実現できる予実管理業務

AIを活用することで、具体的にどのような予実管理の業務を効率化できるのでしょうか。

ここでは代表的な5つの業務を具体的に取り上げます。

• 予実差異の算出と要因分析

• 着地予測（フォーキャスト）

• 財務状況の分析と経営アドバイスの作成

• 資金繰りリスクの検知とアクション提案

• 財務分析レポートの作成

予実差異の算出と要因分析

月次決算後の予実確認では、「どの項目がどれくらいずれているのか」「一時的なものなのか、今後も続きそうなものなのか」をすばやく確認することが大切です。

AIを活用すれば、予算と実績の差異が大きい項目を抽出し、売上減少や費用増加などの要因候補を整理できます。経営会議や顧問先面談で説明すべきポイントの把握にも役立ちます。

以下は、専用AI SaaSであるmetricsの画面です。

財務データをもとに、当月の予実差異が大きい項目や、その要因をAIが整理しています。

AIは、予算と実績の差だけでなく、その理由まで示してくれるため、経営会議や顧問先との面談で説明すべきポイントをすばやく把握できます。

複数のExcelや会計ソフトを行き来する手間も減り、確認作業をスムーズに進められるでしょう。

着地予測（フォーキャスト）

月次の実績を確認していると、「このまま進むと期末にどのくらいの利益になりそうか」を知りたい場面があります。

AIを活用すれば、過去の実績や直近の推移をもとに、今期の着地見込みを予測できます。計画との差や期末に向けたリスクを早めに確認できるため、対策を検討しやすくなります。

以下は、専用AI SaaSであるmetricsの画面です。

前期実績、今期実績、今期予測を同じグラフ内で比較し、期末に向けた見通しを確認できます。

実績データが更新されるたびに予測も見直されるため、担当者が毎回Excelでシミュレーションを作り直す手間を減らせます。

参考：ローリングフォーキャストとは

ローリングフォーキャストとは、期初に決めた年間予算をそのまま追い続けるのではなく、直近の実績や事業環境の変化に合わせて、予算を柔軟に見直していく考え方です。

売上や費用、市場環境、顧客の変化などを踏まえて予測を更新し、その結果をもとに次の打ち手を考えることで、状況の変化に対応しやすくなります。

財務状況の分析と経営アドバイスの作成

月次の財務分析では、「売上や利益がどう変化しているのか」「経営上どこに注意すべきか」「次に何を見直すべきか」をすばやく整理する必要があります。

AIを活用すれば、売上・費用・利益の推移をもとに、利益悪化の要因や見直すべき費用項目、次に確認すべきポイントを整理できます。

以下は、ChatGPTに月次推移表を読み込ませ、直近3か月の売上・費用・利益の変化と経営上の課題を分析した画面です。

売上・費用・利益の変化を整理し、利益が下がっている要因や、見直すべき費用項目などを示してくれます。その内容をたたき台として、実際の事業背景や取引先の状況などを加えることで、経営会議や顧問先への報告内容に活用できます。

資金繰りリスクの検知とアクション提案

資金繰りの確認では、「資金が足りるか」だけでなく、「余っている資金をうまく使えているか」「不要な支払利息などが発生していないか」まで見ることが大切です。

AIを活用すれば、現預金残高、入出金予定、借入条件などをもとに、資金繰り上のリスクや見直すべきポイントを整理できます。

以下は、専用AI SaaSであるmetricsの画面です。財務データをもとに、資金面で注意すべき点や今後の対応策をAIが整理しています。

支払利息や借入の条件、手元にあるお金の状況などを確認し、お金を借りるための負担が大きくなっていないか、余っている資金をもっと有効に使えないかを分析することが可能です。借入条件の見直し、新しい設備や事業への投資など、次に考えるべき対応も整理できます。

財務分析レポートの作成

月次の経営報告や顧問先への説明では、「今月の数字をどう伝えるか」「どの点を重点的に説明するか」を分かりやすく整理する必要があります。

AIを活用すれば、売上・費用・利益などの数値をもとに、経営者向けのレポート文章や説明コメントのたたき台を作成できます。

以下は、ChatGPTに月次の売上・費用・利益データを読み込ませ、経営者向けレポートの文章を作成した画面です。

売上の変化や費用の増減、利益の状況などを読み取り、経営者に伝わりやすい文章に整理してくれます。数字の転記や文章作成にかかる時間を減らせるため、内容の深掘りや具体的な提案に集中しやすくなります。

予実管理SaaS・自社システム開発が必要な組織

差異の確認や着地予測、レポート作成に毎月多くの時間がかかっている場合は、チャット型生成AIだけでなく専用SaaSや自社システムを導入した方が良い場合もあります。

特に、以下に当てはまる場合は、より効果的ですので具体的に解説します。

• 月次の予実管理・面談準備に2日以上かかっている組織

• 複数部門・複数拠点でデータを集約する必要がある組織

• 複数の部門・顧問先に対して定期的な経営報告・提案を行っている組織

月次の予実管理・面談準備に2日以上かかっている組織

毎月の予実管理や面談準備に2日以上かかっている場合、手作業に多くの時間を使っている可能性があります。

たとえば、

• 会計ソフトからデータを出力する

• Excelで数字を集計する

• 予算と実績の差を確認する

• 報告資料を作成する

• 面談用のコメントを考える

のような作業です。

専用のSaaSや自社システムを導入すれば、会計ソフトのデータを自動で取り込み、ダッシュボードも自動で更新できるため、人が手作業で行う部分を減らせます。

月次面談の準備が「ダッシュボードを開いて共有するだけ」になれば、その分の時間をより踏み込んだ経営アドバイスや意思決定に使えるようになります。

複数部門・複数拠点でデータを集約する必要がある組織

部門や拠点が複数ある組織では、それぞれの数字を集めてまとめるだけでも、多くの時間がかかります。

たとえば、

• 各部門・拠点から数字を集める

• Excelの形式をそろえる

• データに間違いがないか確認する

• 全体の数字を集計する

• 最新の数字に更新する

といったデータに関する作業が発生します。

これらを手作業で行うと、ミスが起きやすく、特定の担当者に負担が集中しやすくなることが多いでしょう。

専用のSaaSや自社システムを使えば、各部門・拠点のデータを自動で一つにまとめ、最新の数字をすぐに確認しやすくなります。

集計や確認のためのやり取りを減らせるため、その分の時間を、数字の分析や今後の判断に使えるようになります。

複数の部門・顧問先に対して定期的な経営報告・提案を行っている組織

複数の部門や顧問先に対して、毎月経営報告を行っている場合、相手ごとに資料を作るだけでも大きな手間がかかります。

たとえば、

• 相手ごとに必要な数字を整理する

• 報告資料の内容を調整する

• 伝えるべきポイントをまとめる

• 改善案や次の打ち手を考える

• 面談や会議で説明する

のような作業に追われてしまいます。

これらを毎回手作業で行うと、担当者の経験やスキルによって、報告の分かりやすさや提案の深さに差が出やすくなるでしょう。

専用のSaaSや自社システムを活用すれば、相手ごとに見やすいダッシュボードが自動で用意され、毎回決まった形式で分かりやすく報告できます。

税理士が複数の顧問先に経営提案を行う場合や、経営企画部門が複数の事業部に報告する場合でも、仕組みを整えることで、資料作成や事前準備にかかる手間を減らせることもメリットです。

予実管理AIツールを選ぶときの5つのチェックポイント

AI機能が使える予実管理ツールは種類が多くあるため、どのツールを選べばよいか迷いやすくなっています。

以下の5つのポイントを確認しながら、自社の使い方に合ったツールを選ぶ参考にしてみてください。

• 会計ソフトとのデータ連携

• 差異分析の粒度（勘定科目・部門・プロジェクト別）

• 財務データのセキュリティ

• 画面の見やすさと操作のしやすさ

• スモールスタートできる料金プラン

会計ソフトとのデータ連携

財務データをスムーズに分析するには、現在使っている会計ソフトと連携できるかを最初に確認しましょう。

特に、日本の企業や税理士事務所でよく使われている弥生会計やfreee、マネーフォワードなどに対応しているかは、重要なポイントです。

具体的には、

• 現在使っている会計ソフトに対応しているか

• 定期的に自動でデータを取り込めるか

• 連携設定に専門知識が必要か、担当者だけで設定できるか

の点を確認する必要があります。

手動でデータを出し入れする作業が残ると、Excelで管理する場合と同じような手間がかかってしまいます。連携できるかだけでなく、データが自動で更新されるか、設定が簡単かまで確認しておくと、導入後も使いやすくなるでしょう。

差異分析の粒度（勘定科目・部門・プロジェクト別）

AIを使って予算と実績の差を確認する場合は、「どこで差が出ているのか」まで分かるツールを選ぶことが大切です。

全社の合計だけを見ると、「売上が予算より少ない」「費用が予算より多い」といった大まかなことは分かりますが、それがどの部門・どの勘定科目・どのプロジェクトで起きているのかまでは分かりません。

そのため、

• 勘定科目別に確認できるか

• 部門別に確認できるか

• プロジェクト別に確認できるか

• 気になる数字の内訳まで確認できるか

のように複数の観点で確認できるかを見ておきましょう。

特に、気になる数字をクリックするだけで、より細かい内訳まで確認できると便利です。数字の背景にある原因を見つけやすくなるため、次にどの費用を見直すか、どの部門に確認するかを決めやすくなります。

財務データのセキュリティ

予実管理で扱う財務データは、企業にとって特に機密性の高い情報です。

クラウドツールを選ぶ際は、データの保管・通信・アクセス管理に関するセキュリティ基準を必ず確認してください。

確認すべき主なポイントは

• 通信の暗号化（SSL/TLS対応）への対応

• ユーザーごとのアクセス権限の設定が可能か

• AI機能でのデータ学習利用の有無と、制御できるか

などで、特にAI機能を使ってデータを分析する場合、そのデータがAIの学習に利用されるかどうかは必ず確認しておきたい項目です。

画面の見やすさと操作のしやすさ

どれだけ機能が多くても、担当者や経営者が使いにくいツールでは、日々の業務に定着しにくくなります。

実際の画面を見て、数字やグラフが分かりやすく表示されているかを確認しましょう。

特に、

• 重要な数字がひと目で分かる画面になっているか

• グラフの種類や並びを使いやすく変更できるか

のような点を確認しておくと安心です。

経営者への報告ツールとして使う場合は、会計に詳しくない人でも状況を理解しやすいかが大切です。無料デモやお試し環境がある場合は、実際の業務の流れに近い形で操作してみると、導入後に使いやすいかを判断しやすくなります。

スモールスタートできる料金プラン

はじめから高額な費用がかかるツールは、効果を確認する前に負担が大きくなってしまう可能性があります。

そのため、まずは少ない顧問先数や部門数で試し、使いやすさや効果を確認してから広げられる料金プランかを見ておくことが大切です。

料金を見る際は、

• 初期費用や月額料金はいくらか

• 顧問先数や部門数が増えると費用はどう変わるか

の点を確認しておきましょう。

費用の増え方を事前に把握しておくことで、導入後に「思ったよりコストが高かった」と感じるリスクを減らせます。

予実管理をAIで行うなら「metrics」

前の章で紹介した5つのポイントを予実管理に取り入れたい場合は、metricsが役立ちます。

当社が開発・運営するmetricsは、会計データを「見える化」し、経営判断に必要な情報をリアルタイムで把握できるクラウド経営分析ツールです。

税理士事務所から中小企業の経営企画まで、幅広い現場でご活用いただいています。

以下では、metricsが持つ4つの特徴を紹介します。

• 見やすいダッシュボードでスマートな経営支援を実現

• 予算管理と将来予測で未来に繋がる経営を支援

• AIが経営データを読み解き意思決定をサポート

• ストレスフリーな初期設定と自動API連携

見やすいダッシュボードでスマートな経営支援を実現

metricsのダッシュボードは、月次面談の準備にかける時間を減らし、データを読み解き、未来に向けた提案に集中できる環境をつくります。

試算表の出力やExcelへの転記が不要になり、月次報告の準備時間を減らせます。売上推移や費用内訳、キャッシュフローなどをグラフで分かりやすく確認でき、気になる数字はクリックして仕訳明細まで確認できます。

さらに、顧問先ごとに見せたい画面を調整できるため、相手に合わせた報告もしやすくなります。

予算管理と将来予測で未来に繋がる経営を支援

metricsの予算管理機能では、AIサポートや入力ヘルパーを活用しながら予算を設定すると、数字を入力するたびにプレビューがリアルタイムで更新されます。

経営者と画面を見ながら、来期の計画や今後の見通しを話し合えます。個別に予算を作るのが難しい場合でも、過去の実績をもとに将来の着地見込みを自動で確認できます。

また、作成済みの予算と自動予測はダッシュボード上で簡単に切り替えられるため、「今どこまで進んでいるか」「このまま進むとどうなりそうか」を分かりやすく伝えられます。

AIが経営データを読み解き意思決定をサポート

metricsのAI CFO機能は、財務データの読み込み・異常値の検知・論点の整理をAIが代行する経営分析エージェントです。

財務データをもとに経営課題を整理・分析するだけでなく、ダッシュボードの作成や予算案の作成にも対応しています。

たとえば、「売上と費用を並べて見たい」「来期は売上を20%伸ばしたい」と伝えるだけで、AIが目的に合わせた画面や予算案を作成してくれます。

AI CFOの機能については、以下の動画シリーズでも詳しく解説していますので確認してみてください。

「metrics 機能紹介」YouTube

ストレスフリーな初期設定と自動API連携

metricsはfreee・マネーフォワードとAPI連携しており、連携を許可するだけで仕訳・帳票・科目・キャッシュフロー項目まで自動でマッピングが完了します。

新規顧問先の導入時も、会計ソフトとの連携設定をするだけでダッシュボードを共有できる状態になります。データは定期的に自動更新されるため、面談前の準備もスムーズに進められます。

予実管理のAI活用を具体的に検討している方は、まず無料デモで実際の画面を確認してみてください。

クラウド経営分析「metrics」の無料デモはこちら

まとめ

AIを予実管理に取り入れることで、月次集計にかかる時間を短くし特定の人に頼りすぎない体制をつくることができ、経営判断の質の向上が期待できます。

チャット型AIやAIエージェントは、財務分析や着地予測とも相性がよい分野であり、今日からすぐに使い始めることが可能です。

一方で、月次業務の中で継続して使い続けるためには、データの安全性、同じ結果を出しやすい仕組み、運用のしやすさ、実務の流れに合った画面設計などを整えることが大切です。

そのための選択肢として、AI機能を備えた予実管理専用のSaaSを活用すると、現場で定着させやすくなるでしょう。

metricsは、freee・マネーフォワードとのAPI連携による自動データ取得から、経営ダッシュボードでの見える化、予実管理、AI CFOによる財務分析や経営の提案までをまとめて提供する、クラウド型の経営分析ツールです。

予実管理のAI活用を具体的に進めたい方は、まずはぜひmetricsのサービス資料をご覧ください。

クラウド経営分析「metrics」のサービスサイトはこちら